TIMETOOLS KNOWHOW BOX #3

Dans notre série de bulletins d'information « TimeTools Knowhow Box », nous fournissons des trucs et astuces, des conseils précieux ainsi que des connaissances professionnelles pratiques sur tous les aspects de l'enregistrement du temps de travail pour la vie professionnelle quotidienne.
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#3
CLÔTURE MENSUELLE 
Au sein du système TimeTool, différents mécanismes sont utilisés pour la clôture d'un mois calendaire. On distingue deux types de mécanismes :

• Clôture mensuelle manuelle par l'utilisateur
• Clôture mensuelle automatique par le système

​Les lignes suivantes expliquent les différences et les caractéristiques des deux types de clôture mensuelle. Elles indiquent notamment ce à quoi il faut faire attention lors de la clôture mensuelle automatique.

Clôture mensuelle manuelle par l'utilisateur
La clôture mensuelle manuelle est effectuée sur la base des rôles aux niveaux des collaborateurs, des supérieurs et des RH, dans le sens d'une visée numérique. Les utilisateurs confirment l'exhaustivité et l'exactitude des données personnelles ou des données des collaborateurs subordonnés jusqu'à un délai définissable. Il est par exemple possible de définir que les collaborateurs doivent viser leurs données du mois civil précédent jusqu'au troisième jour ouvrable du mois en cours. Une fois le visa obtenu, les données du mois visé ne peuvent plus être corrigées par l'échelon correspondant. Le niveau supérieur est alors clôturé selon le même principe. Ce processus se répète chaque mois.

L'utilisation de la fonction de clôture mensuelle manuelle n'est pas obligatoire et ne doit pas non plus être effectuée pour les trois niveaux mentionnés. Une clôture exécutée peut être annulée par l'échelon supérieur.

Clôture mensuelle automatique par le système
Contrairement à la clôture manuelle par l'utilisateur, la clôture mensuelle automatisée est une fonction qui doit être exécutée automatiquement chaque mois par le système. La clôture d'un mois calendaire a lieu à des moments fixes, indépendamment du fait que les utilisateurs aient ou non effectué une clôture manuelle. Les clôtures mensuelles automatiques ne peuvent pas être suspendues ni annulées.
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Les dates définies pour les clôtures mensuelles automatiques sont faciles à retenir : le premier jour d'un nouveau mois civil, le système clôture automatiquement le mois précédent ou, en d'autres termes, l'avant-dernier jour, le mois précédent est automatiquement clôturé. 
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Exemple :
Au changement de mois du 30 avril 2022 au 1er mai 2022, le mois de mars 2022 est clôturé. Le graphique suivant montre le comportement du système sur quelques mois.

Il convient de noter qu'il n'est plus possible de saisir des mutations après la clôture mensuelle automatique. Par conséquent, un délai de mutation de deux mois entiers est disponible pour l'exécution de mutations pour un mois civil.

​Pour ne pas être "surpris" par la clôture mensuelle automatique, il convient de tenir compte des points suivants avant un changement de mois imminent :

1. Effectuez à temps les mutations des données de base du personnel pour un mois à clôturer.

2. Comptabilisez intégralement les corrections de temps de toute nature (arrivées/départs, absences, corrections de solde, etc.) dans le mois prévu pour la clôture.

3. Si les utilisateurs effectuent des clôtures mensuelles manuelles, celles-ci doivent être effectuées avant la clôture automatique.

4. Avant la fin du mois, vérifiez si toutes les mutations souhaitées ont été effectuées.

​Vous avez des questions sur la gestion du temps dans votre vie professionnelle quotidienne ?
​Notre équipe de consultants se fera un plaisir de vous aider. 

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