 Dans notre série de bulletins d'information « TimeTools Knowhow Box », nous fournissons des trucs et astuces, des conseils précieux ainsi que des connaissances professionnelles pratiques sur tous les aspects de l'enregistrement du temps de travail pour la vie professionnelle quotidienne.
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CLÔTURE MENSUELLE Au sein du système TimeTool, différents mécanismes sont utilisés pour la clôture d'un mois calendaire. On distingue deux types de mécanismes :
Les lignes suivantes expliquent les différences et les caractéristiques des deux types de clôture mensuelle. Elles indiquent notamment ce à quoi il faut faire attention lors de la clôture mensuelle automatique. Clôture mensuelle manuelle par l'utilisateur La clôture mensuelle manuelle est effectuée sur la base des rôles aux niveaux des collaborateurs, des supérieurs et des RH, dans le sens d'une visée numérique. Les utilisateurs confirment l'exhaustivité et l'exactitude des données personnelles ou des données des collaborateurs subordonnés jusqu'à un délai définissable. Il est par exemple possible de définir que les collaborateurs doivent viser leurs données du mois civil précédent jusqu'au troisième jour ouvrable du mois en cours. Une fois le visa obtenu, les données du mois visé ne peuvent plus être corrigées par l'échelon correspondant. Le niveau supérieur est alors clôturé selon le même principe. Ce processus se répète chaque mois. L'utilisation de la fonction de clôture mensuelle manuelle n'est pas obligatoire et ne doit pas non plus être effectuée pour les trois niveaux mentionnés. Une clôture exécutée peut être annulée par l'échelon supérieur. Clôture mensuelle automatique par le système Contrairement à la clôture manuelle par l'utilisateur, la clôture mensuelle automatisée est une fonction qui doit être exécutée automatiquement chaque mois par le système. La clôture d'un mois calendaire a lieu à des moments fixes, indépendamment du fait que les utilisateurs aient ou non effectué une clôture manuelle. Les clôtures mensuelles automatiques ne peuvent pas être suspendues ni annulées. Les dates définies pour les clôtures mensuelles automatiques sont faciles à retenir : le premier jour d'un nouveau mois civil, le système clôture automatiquement le mois précédent ou, en d'autres termes, l'avant-dernier jour, le mois précédent est automatiquement clôturé. Exemple : Au changement de mois du 30 avril 2022 au 1er mai 2022, le mois de mars 2022 est clôturé. Le graphique suivant montre le comportement du système sur quelques mois. 
Il convient de noter qu'il n'est plus possible de saisir des mutations après la clôture mensuelle automatique. Par conséquent, un délai de mutation de deux mois entiers est disponible pour l'exécution de mutations pour un mois civil. Pour ne pas être "surpris" par la clôture mensuelle automatique, il convient de tenir compte des points suivants avant un changement de mois imminent : 1. Effectuez à temps les mutations des données de base du personnel pour un mois à clôturer. 2. Comptabilisez intégralement les corrections de temps de toute nature (arrivées/départs, absences, corrections de solde, etc.) dans le mois prévu pour la clôture. 3. Si les utilisateurs effectuent des clôtures mensuelles manuelles, celles-ci doivent être effectuées avant la clôture automatique. 4. Avant la fin du mois, vérifiez si toutes les mutations souhaitées ont été effectuées. Vous avez des questions sur la gestion du temps dans votre vie professionnelle quotidienne ? Notre équipe de consultants se fera un plaisir de vous aider.  Dans notre nouvelle série de bulletins d'information « TimeTools Knowhow Box », nous fournissons des trucs et astuces, des conseils précieux ainsi que des connaissances professionnelles pratiques sur tous les aspects de l'enregistrement du temps de travail pour la vie professionnelle quotidienne.
#2 TEMPS DE TOLÉRANCE La définition des paramètres souhaités pour le calcul des données de temps est assurée dans le système TimeTool par le biais de ce que l'on appelle les plans journaliers. Un plan journalier résume les caractéristiques les plus importantes telles que le temps de travail cible, les règles de pause ou même les zones d'heures supplémentaires pour le calcul automatisé des données de temps. Parmi les nombreuses possibilités, vous trouverez également des paramètres permettant de configurer les délais de tolérance - également appelés délais de grâce. Mais savez-vous réellement quelle est la tâche d'une définition du temps de tolérance ? Habituellement, les définitions des temps de tolérance sont utilisées pour les heures de travail fixes ou dans les opérations en équipe. Le début du travail correspondant est défini comme une heure dans le programme quotidien. Dans une étape suivante, la plage de temps avant le début des travaux peut être définie comme une plage de tolérance. La condition préalable à cela est la définition de plages d'heures supplémentaires. Dans l'exemple suivant, 5 minutes avant le début du travail spécifié à 5 heures du matin et 10 minutes après la fin du travail à 13h30 sont définies comme de telles zones. 
Si le temps de l'employé est maintenant enregistré dans la zone de tolérance marquée en vert, par exemple à 04:56, le temps de travail est automatiquement crédité comme heures supplémentaires sans besoin d'autorisation. Il en va de même, par exemple, pour l'horloge de départ à 13 h 38. Si le matin, le pointage est enregistré avant la plage de tolérance définie, les heures supplémentaires ne sont pas automatiquement créditées. Dans ce cas, le temps accumulé doit être approuvé ou rejeté par le superviseur responsable via le Centre de messages TimeTool. En cas de refus, le temps de travail est compté à partir du début défini du travail à 5 heures. La même règle s'applique aux heures supplémentaires après la fin du travail. Cette procédure vise à éviter que les procès-verbaux individuels d'heures supplémentaires ne génèrent un surcroît de travail pour les supérieurs hiérarchiques en matière d'autorisation des heures supplémentaires. Vous avez des questions sur la gestion du temps dans votre vie professionnelle quotidienne ? Notre équipe de consultants se fera un plaisir de vous aider.  Dans notre nouvelle série de bulletins d'information « TimeTools Knowhow Box », nous fournissons des trucs et astuces, des conseils précieux ainsi que des connaissances professionnelles pratiques sur tous les aspects de l'enregistrement du temps de travail pour la vie professionnelle quotidienne. #1 TRAVAIL À TEMPS RÉDUIT En raison de la pandémie de Covid, de nombreuses entreprises sont contraintes d'introduire le travail à temps réduit. Ils sont tenus de le documenter correctement et d'en rendre compte aux autorités. Le travail à temps réduit cumule la différence entre le temps de travail effectif (temps réel) et le temps de travail contractuel (temps théorique) sur une certaine période. De cette manière, le temps de travail effectif est ajusté au temps de travail théorique (en tenant compte des autres absences telles que la maladie, l'accident, etc.), les soldes des comptes horaires restant constants, c'est-à-dire qu'il n'y a ni augmentation ni diminution et que les soldes des comptes horaires au début du travail à temps réduit correspondent à ceux de la fin du travail à temps réduit. TimeTool est un système d'enregistrement du temps flexible et le soutient avec des logiques mises en œuvre de manière appropriée. Vous avez des questions sur la gestion du temps dans votre vie professionnelle quotidienne ? Notre équipe de consultants se fera un plaisir de vous aider. |
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